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如何看邮件归档的“大方向”和“小细节”


论坛 【转载】 2010年08月05日 09:59 评论

  守内安信息科技实施的电子邮件归档,既能够在技术上提升企业邮件系统的可靠性和可用性,更能够帮助公司满足现有法律和商务方面的需求。

  如果保存在用户电脑上的邮件,未被有效的备份和保护,一旦遗失或硬盘损坏,将产生严重的后果;同时,公司原先服务器的资源有限,不加限制的存放历史数据,将大幅度的增加企业的邮件运营成本。所以许多公司在实施邮件归档前,充分的调研时必不可少的。这里,守内安从“大方向”和“小细节”两方面来解密邮件归档。

  邮件归档大方向指归档方式,目前主流的方式有三种:

  方式一:通过SMTP(发送协议)方式进行,指邮件服务器或邮件网关,将新邮件发送给归档服务器,由归档服务器进行整理、分析、查询。这种情况常常会在邮件网关上出现,比如客户在发送邮件时,由于原邮件服务器负载过重,所以可以通过邮件网关来认证发送邮件,减轻邮件服务器邮件流量。这样的话,归档的内容来源就会是邮件服务器和邮件网关。

  方式二:通过POP3(接收协议)方式进行,指归档服务器定期到邮件服务器上收取新邮件,收下后,进行整理、分析、查询。大部分邮件服务器会有日志功能,此方式就利用这个日志功能。可以先创建1个账户,开启日志功能,那这样,每一个邮箱新增一封邮件,邮件服务器就会复制一份到此账户中,然后,归档服务器利用POP3协议,去此账号中收邮件就好了。

  方式三:通过在邮件服务器上安装AGENT或插件,实现归档功能。通过此方式,架构会比较复杂,往往需要2台服务器,1台负责存储数据,1台负责数据查询和产生报表,还要在邮件服务器上安装插件,收集邮件。

  方式一适合通过邮件网关认证的企业;方式二适合大部分(80%以上)的企业;方式三适合对数据要求较高且强调用户体验的企业。

  几个邮件归档功能的小细节

  细节1. 附件的保存方式

  附件是和邮件正文分开保存还是保存在一起?根据相关法律法规的规定,邮件归档后不可修改。如果附件和正文分开保存,就有违法律法规。所以,上市公司,建议就将附件和正文合在一起保存。

  有些企业,无这方面的要求,只要求降低存储空间,那就要求附件和正文分开,同一份附件保留一次,这样可以大大降低邮件占用的空间。

  细节2. 归档策略的管理

  归档策略就如同检索条件,设置越详细,查找起来也就更快。比如,可以检索附件中的关键字,可以按附件类型分类,可以区分加密附件,可以区分邮件大小,可以区分收件或发件人数等。

  细节3. 内容的浏览权限

  邮件内容不管在国内还是国外,都是比较敏感的话题。一般的三级权限管理,不能限制超级管理员。所以,要求多身份认证,才可以解决此问题。比如,浏览邮件内容,需要三个指定账户(管理员、部门经理、安全员),输入认证后,才可浏览该部门的邮件。

  细节4. 回执的处理

  有经验的用户,都会要求设置“已读回执”或“送达回执”,这样才可以知道邮件的状态,开展下一步的动作。这部分的“回执”也是邮件,一种固定格式的邮件,如果存储空间中存在大量的“回执”,占用了存储空间,也影响检索速度。所以,需要定期清除这部分“回执”。

  细节5. 保存周期

  不是所有的邮件都是需要永久保存的。相关法律法规要求,重要等级不同的邮件保存的时间不同,比如,财务部的邮件需要保存7年,研发部的邮件需要永久保存,采购部的需要保存5年等等。这样的要求,我们称为邮件生命周期管理,就是配合各法律法规而制定的。此功能是必选的。

  细节6. 还原邮件的处理

  对邮件进行了归档,理所当然,发生意外的时候,需要还原功能。比如,经过格式化后,邮件都不见了,怎么办,通过邮件归档系统来还原,需要的邮件。那这部分邮件会不会再被归档一次呢?有的系统会保留2份,有的系统就会自动在后台删除,因为内容都一样,没有归档的价值。只要保留还原日志就可以了。

  以上邮件归档的大方向和小细节,供大家参考,有不正之处,还请大家指出。

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